Wer braucht denn ein Konzept?

Haben Sie schon einmal ein Konzept erstellt oder erstellen lassen, das Ihnen sagt, was genau Sie tun müssen, um eine bestimmte Wirkung zu einem bestimmten Budget zu erreichen? Ja? Nein, ich meine keinen Vertriebs-Umsatzplan ihrer Werbeagentur mit dem Titel “Konzept“. So ein richtiges Konzept meine ich. So eines, das auf Ihre Bedürfnisse, Ihre Situation, Ihre Kunden und Ihren Markt eingeht. Eines, das Ihnen nichts verkaufen will, sondern klar aufzeigt, wo Sie sind und was Sie erreichen können, wenn Sie wollen. Und wie Sie das erreichen können.

Die Aufgabe eines Konzeptes ist es, die Gesamtheit des “Geschäfts” eines Unternehmens zu erfassen. Basis dafür bilden neben der Erfassung der Ist-Situation weitere Recherchen und Analysen.  Erst wenn alle Variablen, deren Abhängigkeiten, Aus- und Wechselwirkungen bekannt sind, können Empfehlungen für Marketing, PR und Sales-Aktivitäten ausgesprochen werden.

Wenn ich diese Arbeiten einmal erledigt habe, braucht der Kunde nur noch von Zeit zu Zeit Anpassungen vorzunehmen. Beispielsweise, wenn eine Kundengruppe besonders intensiv angesprochen werden soll, sich die Wettbewerber-Situation geändert hat, der Markt aufgrund politischer Veränderungen anders ist oder bestimmte Kunden ihr Verhalten geändert haben.

Ohne ein fundiertes Konzept fehlt irgendwann die Übersicht darüber, an welcher Schraube gedreht werden muß, um angemessen auf diese Veränderungen zu reagieren. Schließlich soll die restliche Zielsetzung und das Budget möglichst nicht verändert werden.

Die Erstellung eines solchen Konzeptes nimmt – abhängig von der Unternehmensgröße und der Informationsqualität – häufig nur wenige Tage in Anspruch und spart im Nachhinein nicht nur Budget, sondern auch aufwändige Planungszyklen, für die im laufenden Geschäftsalltag im Zweifelsfall nicht einmal annähernd genug Zeit zur Verfügung steht.

Marketing für Nüsse

Wer kostengünstige Möglichkeiten sucht, sein Unternehmen bekannt zu machen, hat Glück. Dank kostenloser Communities, Verzeichnisse und sonstiger Web-Dienstleistungen ist es ganz einfach, von potenziellen Kunden gefunden zu werden. Auch ohne besondere Kenntnis im Online-Marketing!

Hier eine kleine Auswahl kostenloser Werbe-Möglichkeiten im Netz.

  • Googlemaps – Registrieren Sie Ihr Unternehmen lokal und kostenlos
    –Bitten Sie Freunde und Bekannte, Bewertungen abzugeben!
  • GelbeSeite & GoYellow – Kostenloser Eintrag mit Angabe der Branche und weiteren Stichworten
  • Xing, LinkedIn, Facebook – Kostenlose Profile mit Foto, Verknüpfung zu Bekannten und große Auswahl an Veranstaltungen und Gruppen
    –So klein ist die Welt. Je aktiver Sie sind, desto besser werden Sie gefunden.
  • Yasni – Personensuchmaschine – Jeder kennt plötzlich jeden, man findet sich toll und bekommt sogar VIP-Status aufgrund zugeordneter Seiten aus dem www. Seit kurzem mit der Möglichkeit, Beschreibungen hinzuzufügen. Das hilft.
  • Twitter – Folge und werde verfolgt im sms-blog.

Bei allen oben genannten Angeboten ist es wichtig, Ihre Dienstleistung oder Produkte als Begriff gut auffindbar zu machen. Wonach würde ein potenzieller Kunde suchen? Beispiel: Sie bieten Zeichenkurse für Kinder an; Ihre Firma heisst “Little Picasso”. In diesem Fall gehört der Begriff Zeichenkurse für Kinder in das Feld Unternehmensname, z.B. Little Picasso – Zeichenkurse für Kinder. In die Beschreibung käme Zeichnen, Malen, Kunst, Kreativ, Kinderkunst, Farbe, Farben, usw. Keine Angst vor Redundanzen. Vielleicht ist es genau der redundante Ausdruck, nach dem ein potenzieller Kunde suchen würde?

Kommunizieren Sie offen, wer Sie sind, was Sie anbieten und vor allem, wie Sie zu erreichen sind. Kostenlose Einträge sehen häufig keine Kontaktmöglichkeit vor – In diesem Fall packen Sie Ihre Telefonnummer oder mail-/webadresse doch einfach in den Firmennamen!

Ein Upgrade zum kostenpflichtigen Eintrag macht häufig Sinn. Sie sollten sich aber vorher im Klaren darüber sein, was Sie womit erreichen wollen und welchen Nutzen Sie damit erreichen können. So würde eine Kombination aus Xing und GelbeSeiten montatlich etwa 11-12 Euro kosten; je nach Branche eine extrem kostengünstige Möglichkeit professioneller Werbung. Auch ein rein professioneller Dienst wie GoogleAdWords kann bei gezielter Nutzung extrem kostengünstig zum Ziel führen. Budgets von 5 Euro pro Monat reichen häufig aus, um den Traffic auf die eigene Homepage um ein vielfaches zu steigern.

Google Ranking sortiert PR-Seiten nach hinten

Schön war’s: Bis Ende letzten Jahres reichte es aus, eine Pressemitteilung über ein PR-Portal einzustellen und die Meldung wanderte – je nach Attraktivität – in der organischen Google-Suche automatisch nach oben. Damit ist jetzt nach offizieller Aussage von Google Schluss. Für die Übernahme durch Verteiler-Seiten, die Inhalte anderer Seiten zitieren, gibt’s ab Dezember 2008 keine Pluspunkte mehr im Ranking. Statt dessen möchte sich der Suchmaschinen-Gigant ab sofort mehr auf qualitative Aspekte konzentrieren, wie z.B. die Aktualität eines Inhalts. Macht natürlich Sinn, bedenkt man, wie oft die Suchmaschine Uralt-Inhalte nach vorn schiebt, deren Relevanz längst nicht mehr gegeben ist (bzw. war). Erstmal schade für die laufende Online-PR; andererseits eine schöne Gelegenheit, die grauen Zellen mal wieder anzustrengen und neue Ideen zu entwickeln. Und wer ganz verwegen ist, der könnte sich ja jetzt einmal mit einem SEO-Tekki an den Tisch setzen …

PR: Quo Vadis Cash Management?

Die Anforderungen an das Cash-Management deutscher Energie-Unternehmen werden in naher Zukunft erheblich steigen. Geplante gesetzliche Vorgaben, Kundenverhalten und die immer noch andauernde Entflechtung der Unternehmen stellen Finanz- und Controlling-Verantwortliche vor große Aufgaben. Ohne professionelle Instrumente werden diese nicht zu bewältigen sein.

Wie für alle Finanzbereiche der Branche brechen auch für das Controlling der Pfalzwerke in Ludwigshafen neue Zeiten an. Dr. Petr Svoboda, Leiter Controlling der Pfalzwerke, sprach mit der Autorin über zukünftige Herausforderungen und die zu erwartenden Risiken der nächsten Jahre.

Ebenfalls sprach die Autorin mit Peter Meyer, Geschäftsführer der ArcMind Technologies GmbH. Während in den Energie-Unternehmen derzeit nach Möglichkeiten für ein effizienteres Cash-Management gesucht wird, hat Herr Meyer bereits eine Lösung in der Schublade. Die Essener Software-Schmiede implementierte Anfang dieses Jahres das erste Release des deutschlandweit einzigen Software-Produkts, das detaillierte Zahlungseingangs-Prognosen auf Basis von Energie-Abrechnungsdaten und weiterer Faktoren verspricht. Damit soll das Cash-Management von Energie-Unternehmen künftig tagesgenau gesteuert werden können. Entstanden ist die Lösung beinahe zufällig als Weiterentwicklung der Abrechnungsüberwachungs-Software DebiControl®, die zur Überwachung und Verbesserung der Fakturierungsquote dient.

„Durch die Anreizregulierung wird ein massiver Druck auf die Preise statt finden“

Um Kostensenkungen bei den Entgelten für Strom- und Gasnetze durchzusetzen, werden deutschen Netzbetreibern künftig Obergrenzen für ihre Erlöse vorgegeben werden. Gleichzeitig wird es Regelungen zur Sicherstellung von Netzinvestitionen geben, deren Nicht-Einhaltung die Regulierungsbehörde mit Zuschlägen zu ahnden gedenkt. Regulierte Entgelte stehen dann erhöhten Aufwendungen zur Erhebung der nötigen Daten für die Bundesnetzagentur – bei gleichzeitiger Standardisierung des Kapitalkostenanteils – gegenüber.
Gerade mittlere und kleine Versorger sehen hier erhebliche finanzielle Risiken auf sie zukommen.

Definitiv planen können sie aber nicht. Es gibt bisher keine konkreten Vorgaben zu den notwendigen Investitionen. In welchem Maße sollen bestehende Netze ausgebaut werden? Derzeit liegt noch völlig im Ungewissen, wie stark wirklich reguliert wird. Welche technischen Vorgaben wird es geben? Sind Vorgaben zu Sicherheiten oder Lieferquoten geplant? Die Unsicherheiten aufgrund der zu erwartenden Vorgaben durch die Bundesnetzagentur veranlassen viele Versorgungsunternehmen, Investitionen vorsichtiger zu planen, als sie es unter freien wirtschaftlichen Bedingungen tun könnten. Der technische Standard der Netze und Anlagen in Deutschland ist im Weltdurchschnitt relativ hoch. Jedoch zeigen aktuelle Beispiele mit stundenlangen Stromausfällen wie Anfang des Jahres in Karlsruhe oder vor anderthalb Jahren in Wilhelmshaven, dass dringend Wege aus der Starre gefunden werden müssen.

Erschwerend kommt hinzu, dass in manchen Unternehmen eine vollständige Entflechtung noch nicht statt gefunden hat. Diese Unternehmen werden es besonders schwer haben, da sie neben den zu erwartenden Auflagen noch die gesamten Unternehmensprozesse und Datenbanken neu aufsetzen müssen. Das Finanzmanagement befindet sich hierbei immer am Ende der Change-Prozesskette. Dabei bildet dessen Arbeit einen entscheidenden Bestandteil für den Erfolg des Unternehmens, der an Bedeutung gewinnt, je höher das Risiko ist.

Dr. Svoboda kann das Ganze recht gelassen sehen: „Wir müssen mit dem planen, was wir kennen. Wir gehen davon aus, dass ein Teil des benötigten Kapitals zukünftig nicht mehr aus dem laufenden Geschäft generiert werden kann. Durch die Anreizregulierung wird ein massiver Druck auf die Preise statt finden. Das wird dazu führen, dass z.B. bei den Investitionen im regulierten Bereich der Netze neben den technischen auch viel stärker betriebswirtschaftliche Aspekte beachtet werden müssen.  Die wirtschaftliche Herausforderung durch die Vorgaben der Bundesnetzagentur ist real. Man sieht auch an den Kundenwechselzahlen, dass im Stromvertrieb bundesweit eine Reaktion statt findet. Glücklicherweise hatten die Pfalzwerke schon vorher moderate Preise, daher erwarten wir keine starken Auswirkungen auf die Erlöse. Jedoch wird  auch für uns Liquiditäts¬planung und Cash-Management in Zukunft ein wichtiges Thema werden, das instrumentell, ggf. auch personell ausgebaut werden wird.“ Die Liquiditätsplanung soll zukünftig wesentlich enger mit den übrigen Teilplanungen verzahnt werden.

Hohe Kundenwechsel-Raten erschweren die Liquiditätsplanung erheblich

Bis Ende letzten Jahres verließen mehr als die Hälfte der rund 40 Millionen Haushaltskunden in Deutschland ihren Grundversorgungstarif und wählten ein neues Stromangebot. Ein Jahr zuvor waren es bereits 45%. Das ermittelte der Bundesverband der Energie- und Wasserwirtschaft (BDEW).

Für Strom- und Gasversorger bedeuten hohe Kundenwechselraten, dass sie das  Zahlungsverhalten dieser Kunden in Zukunft nicht mehr kennen werden. Auch die Pfalzwerke rechnen mit weniger stetigen Zahlungseingängen. Um unter anderem das Risiko für die kurz- und mittelfristige Liquiditätsplanung gering zu halten, haben die findigen Ludwigshafener ein neues Produkt für Haushaltskunden entwickelt, das ab Mitte letzten Jahres deutschlandweit angeboten wird: 1-2-3 Energie. Der Clou dabei: Der Preis für den Kunden liegt unter dem Marktdurchschnitt, dafür muss dieser aber Vorauskasse leisten. Davon profitieren beide. Zunächst. Denn in Zukunft werden für die Netzgesellschaft auch die Zahlungsströme, die Netzentgelte und die Kosten mit prognostiziert werden müssen – da bietet allein das Feld der regenerativen Energieeinspeisung schon ein herausforderndes Thema.

Für alle anderen Verträge gelten jedoch nach wie vor die beschriebenen Randbedingungen. Es wird nicht damit gerechnet, dass die Zahlungsmoral plötzlich nachlässt, jedoch gewinnt das Thema Effizienz immer mehr Relevanz für die Finanz-Strategen. Wie schnell fließen die Erlöse? Wann werden sie verbucht? Und wie wird das Ganze überwacht? Schon bei einer branchenüblichen Frist von drei Monaten, die zwischen Leistungserbringung und Buchung des Zahlungseingangs vergehen, könnte in Zukunft zwischenfinanziert werden müssen.

Derzeit erfolgt die Liquiditätsplanung des Ludwigshafener Regionalversorgers beinahe ausschließlich auf Excel-Basis. Damit unterscheiden sich die Pfalzwerke nicht von anderen Unternehmen.

„Alle in der Branche arbeiten mit Excel“

Never change a winning horse sagt ein altes Sprichwort. Und so kam es wohl, dass sich in der von Ingenieuren dominierten Branche Energiewirtschaft die intensive Arbeit mit dem bekannten Tabellenkalkulations-Tool in beinahe allen Bereichen durchsetzte. Es ist überall dort im Einsatz, wo Dinge kalkuliert, geplant oder nachgehalten werden müssen. Einen ersten starken Impuls hin zu professionellen Daten-Lösungen gab das EnWG, das ab Oktober 2007 die Übertragung sämtlicher Informationen zwischen den Marktteilnehmern der deutschen Energiewirtschaft im EDIFACT Format verfügte. Eine Domäne, die bis dato zu fast 100% mit Excel abgedeckt wurde.

Dr. Svoboda und sein Team planen  derzeit auf Jahresbasis.  Mit Excel. Über Jahre hinweg wurden Erfahrungswerte entwickelt. Wirklich flexibel und aussagekräftig ist das jedoch nicht. Deshalb prüfen die Pfalzwerke aktuell den Einsatz einer professionellen Software zur Unterstützung ihres gesamten Finance-Bereichs. Idealerweise soll das operative Cash-Management und die Planung mit demselben System abgebildet werden.

Auch der Budapester Großversorger ELMÜ hatte bislang Excel für die Liquiditätsplanung im Einsatz. Zwei Jahre nach Einführung der Abrechnungs-Überwachungslösung Debi Control® konzipierten ArcMind Technologies gemeinsam mit Frau Dr. Marie-Theres Thiell, Finanzvorstand des Konzerns, ein zusätzliches Sytstem zur Simulation der Zahlungseingänge. Damit soll der Cash-Flow der ELMÜ in Zukunft präzise planbar werden.

Hieraus entwickelte ArcMind Technologies nun ein Tool, das künftig den Finance-Bereich vieler Energie-Unternehmens auf Basis der Abrechnungsdaten unterstützen könnte: DebiCashPro®. Neben der verbesserten Planbarkeit von Zahlunseingängen hält Peter Meyer vor allem Einsparungen von ca. 1% des Jahresumsatzes durch das optimierte Cash-Management für realistisch.

Cash-Management ist ein Thema, das alle Unternehmen der Energiewirtschaft betrifft

Ausgang der Diskussion war die klassische Vorstellung, einfach einen Knopf im Abrechnungs-System zu drücken und eine detaillierte Zahlungseingangs-Prognose heraus zu erhalten.

Ganz so simpel ist es leider nicht: Das Tool verspricht Simulationen auf Basis der Abrechnungsdaten (hier aus IS-U) und weiterer Kennzahlen, die für die Prognose eines realistischen Zahlungseingangs herangezogen werden können. So werden Abrechnungsqualität, Zahlungsziele, Zahlungsverhalten, Inflations¬raten, Stundungen und Ratenzahlungen und weitere Kennzahlen als zusätzliche, konfigurierbare Kennzahlen für die Generierung von Prognosen zugrunde gelegt. Diese Werte können manuell eingepflegt und bei Bedarf angepasst werden. Es ist aber auch möglich, diese Daten aus weiteren Systemen zu generieren und automatisiert einzubinden.

Zu jeder einzelnen Verbrauchsstelle sollen zukünftige Verbrauchs– und Umsatzwert prognostiziert werden.

Simulationen können automatisiert oder manuell für frei definierbare Zeiträume und Umfänge durchgeführt werden. Es wäre denkbar, wöchentliche oder tägliche Simulationen über einzelne Abrechnungsläufe oder nur kleine Portionen davon durchzuführen. Zur Prüfung und Verfeinerung der Ergebnisse besteht nach jedem Simulationslauf die Möglichkeit, die tatsächlichen Zahlungseingänge mit der Simulation abzugleichen. Dadurch lernt das System. Nach und nach soll so die Qualität der Ergebnisse immer weiter steigen.
Denkbar sind viele Spielarten: Was passiert, wenn die Abrechnungsquote erhöht wird? Was, wenn das Zahlungsverhalten verändert wird? Oder was, wenn, wie im Fall der Pfalzwerke, ein Prepaid-Produkt hinzu kommt?

Frau Dr. Thiell möchte die Software für die Liquiditätsplanung des Konzerns heranziehen.  Sie freut sich darauf, zukünftig jederzeit einen Überblick über alle Zahlungsein- und ausgänge des gesamten Konzerns zu haben. Durch die Anbindung der Beteiligungsgesellschaften können deren Daten ebenfalls jederzeit in die Prognosen einfließen.

„Für die Pfalzwerke könnte ein effektiveres Cash-Management bis zu einer halben Million ausmachen“

Dr. Svoboda sieht ähnliche  Herausforderungen auf die Pfalzwerke zukommen: „Präzision und Anforderungen steigen durch das dynamischer und komplexer werdende Marktumfeld. Das, was aktuell noch auf Jahres- und Monatsbasis geplant wird, muss künftig auf wöchentlicher und in teilweise auch auf Tagesbasis funktionieren. Ich sehe hier vor allem Zinseffekte als Vorteil. Für die Pfalzwerke könnte das bis zu einer halben Million ausmachen.“

Dazu wünscht sich ein flexibles Tool, das eine enge Verzahnung der kaufmännischen Prozesse mit der Liquiditätsplanung vorsieht. Neben den Vorteilen durch Zinseffekte und einer Beschleunigung der Abrechnungszyklen sieht er Potential in der Fakturierungsquote des Unternehmens.

Viel Erfolg!

/Jutta Scholten

Suchmaschinenoptimierung mit Online-PR

11.11.2008 (ohne Narrenkappe)

Wer in diesen Tagen nach einem ganz bestimmten Tool für die Konvertierung von Edifact Nachrichten in der Energiewirtschaft sucht, wird in der organischen Google-Suche fast immer die Lösung der Software-Schmiede ArcMind Technologies finden. Die bieten eine pragmatische Software zu guten Preisen an – in einem polypolen Markt jedoch nicht zwangsläufig ein Erfolgsrezept.

Glücklicherweise ist die Zielgruppe internet-affin. Wer eine Software sucht, informiert sich zuerst im Internet darüber, welche Lösungen es gibt. Die Suchbegriffe beschreiben den Kern des Bedürfnisses; in diesem Fall immer aktuelle Formate, die i.d.R. von der Bundesnetzagentur vorgeschrieben werden.

Vor anderthalb Jahren begann die Firma ArcMind, Pressemitteilungen zum Thema zu publizieren. Der Text klingt mitunter etwas schwerfällig, häufig werden Fachbegriffe wiederholt; dieselben, nach denen potenzielle Kunden suchen würden. “Alocat 5.0″ ist so ein Begriff. Ein begehrtes Format, das seit dem ersten Oktober 2008 von wichtigen Marktpartnern verlangt wird, ohne bislang Pflicht zu sein.

Das PR-Paket umfasst parallel zu den Texten im Web das Angebot einer kostenlosen Demo-Version, die auf bekannten Portalen angeboten wird. Abgerundet durch Publikationen in der Fachpresse ist das Tool mittlerweile zu einem der führenden Konverter der Energiewirtschaft avanciert.

Ca. 75% der Web-Zugriffe auf die Produktseite des Unternehmens erfolgen mittlerweile direkt oder indirekt über die organische Google-Suche. Weitere 20% klicken Online-Werbeangebote des Unternehmens, z.B. AdWords an. Derzeit deckt die Software bereits knapp 15% des gesamten Marktes ab.

Durch die Kombination von textoptimierter Online-PR mit viralen Effekten, einer Suchmaschinen-optimierten Webseite, einer kostenlosen Download-Version über bekannte Software-Portale, einer guten Kenntnis des Marktes bzw. der Bedürfnisse potenzieller Kunden und einem Produkt, das hält, was es verspricht, war das möglich. Congrats!

Präsentieren Sie sich doch mal professionell…

15.08.2008

Der erste Eindruck ist der Wichtigste. In jedem Kontakt mit neuen Geschäftspartnern, potenziellen Kunden oder Arbeitgebern gibt es die magischen ersten Sekunden, die entscheiden, ob uns jemand sympathisch ist oder nicht. Diese subjektive Einschätzung beeinflusst maßgeblich alles Weitere; ob ein Auftrag gebucht oder ein Arbeitsplatz vergeben wird …

Deshalb startete dieser Tage meine Zusammenarbeit mit Quadrolux, einer Film- und Videoproduktionsfirma aus Mainz. Ziel ist es, sehr hochwertige, professionelle Präsentationen von Menschen zu einem bezahlbaren Preis anzubieten.

Ein erstes Referenzvideo steht jetzt im Netz – Klicken Sie einfach das Bild an, um es anzusehen.

Sie wollen ein Video von sich oder Ihren Mitarbeitern drehen lassen?
Schicken Sie mir einfach eine Mail oder rufen Sie mich an.

proVerkauf.de geht Online

14.08.2008

Endlich ist sie fertig und online! Ich hätte nicht geglaubt, daß es so schwer sein kann, eine kleine Datenbankanwendung zu programmieren … Hoffentlich wird der Trainingsgenerator jetzt auch kräftig genutzt.

Vielen Dank an Janice fürs doch-noch-hinkriegen und an Sabine für die Geduld.

PR: Präsentationen und Projektbesprechungen online durchführen mit Desktop Sharing

Veröffentlichung im August 2008

Anbieter von Web-Dienstleistungen, die unter Produkt- Bezeich­nungen wie Screen-Sharing, Web Konferenzen, Online-Meetings oder Web-Kollaboration angeboten werden, haben Konjunktur. Finden Sie hier einen Überblick über Anwen­dungs- Möglichkeiten und Funktionalitäten.


Die Anforderungen an Vertrieb, Beratung und Projektarbeit steigen stetig. Immer weniger Mitarbeiter sollen in immer kürzerer Zeit exzellente Arbeitsergebnisse liefern. Das ist nicht immer einfach zu leisten. Zum Glück gibt es kleine, intelligente Tools, die dabei helfen, Reisezeiten einzusparen, Missverständ­nisse zu vermeiden und Entscheidungsprozesse effizienter und effektiver zu gestalten: Desktop Sharing Tools.

Was ist Desktop Sharing?

Desktop Sharing (DTS) ermöglicht es, einem oder mehreren Teilneh­mern parallel zu einem Telefonat oder einer Telefonkonferenz den Bildschirminhalt eines ausgesuchten Rechners in Echtzeit über das Internet zu zeigen. Wer die Konferenz einberuft, hat vorher durch die Anforderung einer festen Sitzungsnummer Bandbreiten auf einem Server reserviert, die für die Übertra­gung des Bildschirms benötigt werden. Über eine verschlüsselte Verbindung können sich nun der/die eingeladenen Teilnehmer einloggen. Dazu geben sie i.d.R. die Sitzungsnummer und ein Passwort auf einer Webseite oder in ein Eingabeaufforderungs-Fenster ein. Dann können Sie direkt auf den Bildschirm des Präsentators blicken. Durch die Integration von Funk­tionalitäten, die im Folgenden beschrieben werden, kann Desktop Sharing unterschiedlichste Zwecke für unterschied­lichste Anwendergruppen erfüllen.

Online-Support:
Weitestgehend bekannt ist die Möglichkeit, PC- und Anwendersupport mittels dieser Technologie zu leisten. Der Support-Mitarbeiter greift dabei von seinem Arbeitsplatz aus direkt auf den Rechner seines hilfsbedürftigen Kunden oder Mitarbeiters zu. Per Rechtevergabe erteilt dieser ihm die Fernsteuerung über Maus und Tastatur seines Rechners. Anschließend huscht die Maus wie von Geisterhand durch Dialogfenster und Anwen­dungen, bis das Problem behoben ist und die Steuerung zurück gegeben wird.

Online-Meeting:
Auch als Web- oder Online-Konferenzen bezeichnet man alle Arten von Präsentationen mit mehreren Teilnehmern parallel zu einer Telefonkonferenz. Das können auch sogenannte WebInare sein, virtuelle Schulungen, die über das Internet angeboten werden. Online-Meetings finden in der Regel geplant statt, d.h. den Teilnehmern werden vorher Zeitpunkt und Zugangsdaten für das virtuelle Treffen übergeben. Zum vereinbarten Zeitpunkt loggen sich dann alle Teilnehmer in das Meeting ein, das der Konferenzleiter kurz vorher gestartet hat. Bei Bedarf kann auf den Bildschirm eines anderen Teilnehmers oder Co-Präsenta­tors gewechselt oder sogar die Fernsteuerung übertragen wer­den. Auch hier wird per Telefonkonferenz diskutiert und mode­riert. Neben der klassischen Telefonkonferenz kann für die Kommunikation auch Web-Technologie, wie Skype, integriertes Voice-over-IP, Chat oder Webcams eingesetzt werden.

Online-Präsentation:
Gerade für Vertriebszwecke oder um Kunden Entwürfe oder Projektstände zu präsentieren, eignet sich das reine Screen-Sharing. Dabei wird meistens im 1:1-Dialog parallel zum Telefonat der Bildschirm gezeigt. Beispielsweise um Power­Point Präsentationen oder Produktdemos zu zeigen. Hier spielt Vertrauen eine große Rolle, deshalb wird die Möglichkeit von Fernsteuerung und Bildschirmwechsel in der Regel nicht genutzt.

Online-Kollaboration:
Die wohl intensivste Form des Desktop Sharing bildet die Online-Kollaboration. Hier können alle im Text beschriebenen Funktionali­täten wechselseitig zum Einsatz kommen. Gerade, wenn komplexe Projekte mit erheblichem Abstimmbedarf in interdisziplinären und/oder inter­nationalen Teams gestemmt werden müssen, bietet diese Form des Desktop Sharing eine hervorragende Möglichkeit der umfassenden Prozessoptimierung.

Abb.1: Ablauf einer Desktop Sharing Sitzung; Die Nutzung sollte einfach und übersicht­lich sein, um die Teilnehmer nicht zu überfordern.

Praxisbeispiel

Mit etwa 7000 Ingenieuren weltweit erwirtschaftet die Pöyry Group jährlich mehr als 700 Millionen Euro. Das führende Beratungs- und Plaungsunternehmen hat sich auf die Branchen Energiewirtschaft, Forstindustrie, Umwelt und Infrastruktur spezialisiert. Kunden sind Regierungen, Ministerien, private Investoren und vor allem Energieversorger, z.B. RWE, EON, Shell und BP.

Dipl.-Ing Claus Mertes verantwortet den Bereich Meerwasser Entsalzung der Pyöry Energy AG. Seine Projekte erstrecken sich über den gesamten Globus.

Angefangen mit Investment- und strategischer Beratung leisten er und sein Team Aufgaben in allen Projektphasen: Projekt­auf­bau, Partner- und Teambildung, Ausschreibungen, Umsetzung, Inbetriebnahme und die weitere Verfolgung.

Die Projektstandorte sind über die ganze Welt verteilt. Eine große Herausforderung bildet da die Kommunikation mit Mitarbeitern, Partnern und Kunden. Desktop Sharing ist in diesem Bereich kaum noch wegzudenken. Damit wird effektive, internationale Zusammenarbeit erst möglich: Aufgaben werden visualisiert und besprochen, Dokumente gemeinsam bearbeitet und Daten während des Meetings online ausgetauscht. Natürlich wird Desktop Sharing auch eingesetzt, um den Kunden jederzeit Projekt­fortschritte dokumentieren zu können. Lediglich die Zeiterschiebung kann Grenzen der Zusammenarbeit bilden.

Jedoch braucht niemand wirklich etwas zu verpassen, denn dank der technischen Möglichkeiten der Aufzeichnungsfunktion können alle Meetings jederzeit wieder abgespielt werden.

Abb.2/3: Der Bau einer Meerwasser-Entsalzungsanlage in den Vereinigten Arabischen Emiraten. Immer häufiger setzen die weltweit tätigen Experten der Pöyry Group Desktop-Sharing für Konzeption, Planung und die Betreuung der Umsetzung aus der Ferne ein.


Toolbox

Um Desktop Sharing effektiv nutzen zu können, gibt es eine Reihe Funktionalitäten, die von Anbieter zu Anbieter leicht variieren. Finden Sie hier eine Liste der gängigsten Erweite­rungen, wofür sie verwendet werden und worauf Sie achten sollten.

Applikationsauswahl
Möglichkeit, vor dem Meeting festzulegen, was gezeigt werden soll. Durch An-/Abwahl wird festgelegt, welche Bildschirm-Inhalte an die Teilnehmer übertragen werden.

Backmonitor
Zusätzliche Kontrollmöglichkeit darüber, was die Teilnehmer tatsächlich sehen. Dabei wird in einem kleinen Kontroll-Fenster ein Preview der aktuellen Übertragung angezeigt.

Benutzerwechsel
Während eines Online-Meetings kann auf den Bildschirm eines anderen Teilnehmers gewechselt werden. Achten Sie darauf, dass Ihre Software hierfür immer eine Bestätigung anfordert!

Fernsteuerung
Nicht nur für Support wichtig. Auch bei der Online-Kollaboration kann es sinnvoll sein, anderen Teilnehmern die Fernsteuerung über die eigene Maus und Tastatur zu übergeben. Wichtig ist, dass die Fernsteuerung jederzeit sofort durch Drücken einer Funktionstaste beendet werden kann.

Whiteboard
Untermalen Sie Ihre Aussagen mit der Whiteboard-Funktion. Das Whiteboard erlaubt das Unterstreichen oder Markieren wichtiger Screen-Inhalte mit unterschiedlichen Farben und Stilen.

Multimedia
Integration von Voice-over-IP, Chat und Web-Cams. Das funk­tioniert prima bei konstanten Bandbreiten ab ca. 6000 kb, an­sonsten leidet die Übertragung. Da die gesamte Handhabung dadurch relativ komplex wird, wird die Nutzung nur geübten Teilnehmern empfohlen.

Aufzeichnung
Möglichkeit, das gesamte Meeting aufzuzeichnen und jederzeit wieder abzuspielen. Die erzeugten Dateien können auch weiter verarbeitet werden, beispielsweise zu Schulungszwecken oder um Tutorials zu erstellen. Wer DTS im Vertrieb einsetzt, erfüllt mit der Aufzeichnung die Beweislast.

Sitzungsplaner
Eignet sich für wiederkehrende oder größere Meetings mit mehreren Teilnehmern: Verschicken Sie die Meeting-Daten vorher an alle Teilnehmer. Das vereinfacht die Organisation und die Termin-Planung für alle Beteiligten.

Dateiübertragung
Übertragen Sie Dokumente und Dateien bequem während des Meetings. Jeder Teilnehmer kann Dateien hochladen und andere auf seinen Rechner herunter laden. So brauchen anschließend keine Mails nachgesendet werden. Weiterer Vorteil: Die Dateigrößen sind in der Regel nicht beschränkt.

Integrierter Sitzungslogin

Direkter Login über die eigene Webseite. Der Vorteil: Der Teilnehmer (häufig ein Kunde) muss nicht auf die Webseite des DTS-Anbieters, um an einer Sitzung teilzunehmen.


HTML Login

Teilnahme an einer Sitzung ohne, dass die Teilnehmer Software installieren müssen. Diese sehen den präsentierten Bildschirm direkt in ihrem Browser. Bei immer schärfer werdenden Sicherheitseinstellungen in Firewalls manchmal die einzige Möglichkeit, an einer Sitzung teilzunehmen.

Worauf man sonst noch achten sollte

Gerade, wer DTS mit Kunden und Interessenten verwendet, die nicht versiert im Umgang mit Web- Tools sind, empfiehlt es sich, ein sehr einfaches und intuitiv zu bedienendes Produkt auszuwählen. Wenn ein Kunde mit der Bedienung überfordert ist, kann die gut gemeinte Aktion schnell den gewünschten Effekt verfehlen.

Vermeiden Sie Bildschirm-Wechsel mit Interessenten und Kunden, es sei denn, der Kunde wünscht es ausdrücklich. Achten Sie für diesen Zweck im Vorfeld darauf, dass Ihre Software für jede Aktion einzelne Bestätigungen von jedem Teilnehmer verlangt und Änderungen quittiert .

Ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl eines DTS Systems bildet auch die Übertragungs­-Geschwin­digkeit. Hier sollte der interessierte Käufer das infrage kommende Produkt vor dem Kauf nicht nur in der eigenen Umgebung, sondern auch mit Personen an anderen Standorten testen und mit Produkten anderer Anbieter vergleichen.

Technische Voraussetzungen und Firewall-Optionen

Windows ist der Betriebssystem-Standard in den Büroetagen dieser Welt. Nur wenige DTS-Anbieter sind Betriebssystem-unabhängig. Vor allem auf Teilnehmer-Seite sollte berück­sichtigt werden, dass es auch Menschen gibt, die beispielsweise mit Mac OS X oder Linux arbeiten. Man denke hierbei an die gesamte Kreativ-Branche, mit der die Marketing-Abteilung vielleicht Konzepte und Entwürfe online besprechen möchte.

Zusätzlich zum Betriebssystem kann der Login die Nutzung einer Desktop Sharing Lösung einschränken. Die meisten Anbieter verlangen standardmäßig die Aktivierung von Java, Flash oder ActiveX zur Ausführung des Anmelde-Fensters. Bei strengen Firewall-Einstellungen ist hier häufig Schluss, bevor es über­haupt angefangen hat. Wirklich immer funktioniert es mit dem reinen HTML-Login, der alternativ zum Standard-Login zur Verfü­gung stehen sollte.

Wie sieht es auf Seiten des Präsentators aus? Hier sind die Unter­schiede zwischen den Anbietern erheblich. Heutzutage ist es völlig unnötig, Software zu installieren, um Desktop Sharing-Sitzungen starten zu können. Gerade Anbieter, die schon länger im Markt sind, halten häufig an alten Technologien fest. Damit tun sie sich und ihren Anwendern keinen Gefallen.

Preise und Lizenzmodelle

Sie haben es sicher schon befürchtet: Ein Vergleich ist schwierig. Durchgesetzt haben sich vor allem zwei Modelle: Miete und Kauf.

Wer seinen Bildschirm regelmäßig teilt, für den könnte sich der Kauf einer Lösung lohnen. Die Preise liegen etwa zwischen 1000 und 3500 Euro, meistens für eine 1:1 Verbindung von einem Arbeitsplatz aus. Zusätzlich werden Service- oder Wartungs­pauschalen berechnet, die ca. 10-25% vom Kaufpreis pro Jahr betragen. Die Bindung an den Anbieter setzt ein hohes Vertrauen voraus.

Die meisten Anbieter bieten Mietmodelle an. Die kleinsten Pakete gibt’s ab ca. 20 Euro pro Monat, meistens für die 1:1 Verbindung. Auch hier ist darauf zu achten, dass keine ver­steckten Kosten hinzu kommen. Häufig werden Bereitstellung, Kundensupport, Wartung oder Updates zusätzlich berechnet. Manche Anbieter bitten pro Feature zur Kasse. Generell wird es teurer, je mehr Präsentatoren und Teilnehmer mit der Lösung arbeiten sollen.

Support und Schulung

Ein leidiges Thema. Aufgefallen ist, dass gerade einige kleine deutsche Anbieter einen hervorragen­den Kundendienst an­bieten. Freundlicher, kompetenter und persönlicher Service von 8 bis 18 Uhr – so sollte es sein. Denn niemand möchte stundenlang von Automatenstimmen durchs Nirvana geschickt werden, um dann zu merken, dass eine andere Hotline für die Anfrage zuständig ist.

Ein kleiner Tipp zum Schluss: Lassen Sie sich vor dem Kauf die für Sie infrage kommenden Lösungen von einem Mitarbeiter des Anbieters präsentieren. So erhalten Sie einen Eindruck von der Lösung UND von der Support-Qualität. Eine kostenlose Testphase bekommen Sie bei fast jedem Anbieter. Nutzen Sie auch diese Möglichkeit.

Anbieter von Desktop Sharing Lösungen im Vergleich

Abb. 4: Betrachtet wurden die Meeting-Lösungen der genannten Anbieter. Nicht aufgenommen wurden die im Text beschriebenen Features, die bei allen Anbietern vorhanden sind.

Hurra, Ferien!

Ich bin vom 4. bis 21. Juli im Urlaub und werde mir die Sonne auf den Bauch scheinen lassen :o)

Anzeigenkampagne

24.06.2008
Frisch fertig: Anzeigenkampagne für ArcMind Technologies: Konzeption, Text & Bildauswahl. Zunächst zu bewundern auf der ArcMind-Homepage und unter meinen Referenzen.

Schaeuffelen.de online

20.06.2008
Das hat Spaß gemacht! Auch, wenn der Designer nicht ganz so überzeugt war von der Verschmelzung zweier Design-Vorschläge. Ich finde, die Chimäre passt perfekt zu einer kreativen Rechtsanwältin. Zu bewundern unter Referenzen.

Geschafft!

30.05.2008
Endlich ist sie FAST fertig, meine eigene Homepage. Herzlich Willkommen!

Was ich meinen Kunden als Dienstleistung anbiete, habe ich für mich bisher vernachlässigt. Das soll sich ab sofort ändern. Hier erfahren Sie, wer ich bin und welche Leistungen ich anbiete. Nach und nach werden auch immer mehr Referenzen hier auftauchen.

Ganz besonders stolz bin ich darauf, meine eigene Seite selbst gebaut zu haben. Okay, fast allein. Vielen Dank an Gerrit, meinem Web-Spezialisten :o)

Ich freue mich auch über Ihre Kommentare zu den Einträgen (einfach Post öffnen durch Anklicken der Überschrift, dann können Kommentare geschrieben werden).

Viele Grüsse
Ihre Jutta Scholten